Eventos Empresariais

do o que tem de saber para organizar um evento

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Planeamento é a palavra-chave para organizar qualquer tipo de evento. O eventoclick elaborou uma lista com um conjunto de aspectos a ter em conta para que nada falhe na organização do seu próximo evento. Por: Linda Barreiro.

1Em primeiro lugar identifique os objectivos do seu evento: defina estratégia de organização, metodologia de trabalho, elabore a programação, orçamente e calendarize as atividades.
2Todas as acções devem estar previamente estabelecidas para garantir o sucesso do seu evento.
3Verifique datas, horários e disponibilidade de espaços.
4Organize uma equipa de trabalho, delegando funções a cada membro evitando centralizar funções.
5Escolha o local onde vai realizar o seu evento. Esta deve ser uma escolha criteriosa, tendo em conta o público esperado e a facilidade de acessos.
6Encontre um patrocinador para apoiar o seu evento nas vertentes que conside adequadas. O patrocínio também pode ser feito sob forma de permuta de serviços ou ainda em géneros (fornecimento de material, por exemplo).
7Defina os meios de comunicação que vão divulgar o seu evento. Priveligie o meio internet através do envio de e-mails e da presença da imagem do evento nos websites da empresa que organiza e do patrocinador.
8Se o seu evento tiver oradores, convide pessoas com formação adequada à área de actuação do mesmo. É muito importante que o perfil do orador esteja de acordo com o evento.
9Prepare a sua equipa de produção com toda a informação necessária para fornecer aos convidados caso seja necessário.
10Assegure horários de montagem do evento do local e tempo suficiente para este passo pois é no local que surgem, muitas vezes, as situações mais inesperadas.
11Defina os resultados esperados para o evento.
12Defina a agenda do evento e, no final, reduza o tempo de todas as
acções, pois o tempo normalmente previsto para intervalos tem tendência a dilatar um pouco.

13Caso o seu evento tenha uma mesa de oradoes/púlpito não a coloque muito perto do limite do palco, nem muito próxima da tela de projecção.
14Esteja atento a imprevistos ou emergências que possam surgir e tente resolvê-los cuidadosamente.
15Teste todo o material audiovisual com a antecedência devida para que nada falhe no dia.
16Dê especial atenção ao catering e tenha uma pessoa/equipa encarregue de assegurar que este vai servido no horário correcto. Coloque águas e copos nas mesas dos participantes.
17Tenha disponíveis e bem visíveis programas do evento com informação dos acontecimentos.
18Prepare certificados de participações para todos os seus convidados.
19Para medir e ter feedback do seu evento elabore inquéritos/questionários e distribua pelos participantes.

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