Dicas para tirar apontamentos em reuniões de trabalho

Prepare-se.

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  1 Por norma, antes da reunião começar o tema que estará em discussão já é do conhecimento de todos os intervenientes. Assim, poderá começar por dividir os apontamentos por secções, aproveitando para apontar dúvidas que quer esclarecer ou sugestões relevantes para cada assunto que será tratado.
  2Se não souber qual é o assunto, tente falar com a pessoa responsável, explicando que pretende preparar-se.
  3Para além disto, reúna qualquer informação adicional que julgue ser relevante e útil para a reunião, tais como datas, dados, estatísticas, relatórios, gráficos, etc.

Aponte.

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  1Cada um tem a sua própria forma de tirar apontamentos e, por isso, a verdade é que deverá utilizar o sistema que para si é o mais fácil, compreensível e com o qual se sente mais familiarizado.
  2Pode utilizar um caderno específico para o efeito, um computador portátil ou um telemóvel.
  3Para conseguir apontar o máximo de informação, utilize abreviaturas, listas, gráficos, tudo o que posteriormente conseguir identificar e interpretar.
  4Se alguém fizer uma apresentação durante a reunião, pergunte se a pessoa em causa poderá enviar-lhe a mesma por e-mail. Em caso afirmativo, procure apenas anotar os seus comentários, pois os dados propriamente ditos tê-los-á mais tarde.
  5Tire as suas dúvidas ou introduza sugestões no momento em que se está a debater determinado assunto. Não as faça quando já se avançou para outro tema.
  6Uma alternativa aos apontamentos é a gravação da reunião. No entanto, esta opção requer o consentimento prévio de todos os participantes e/ou da pessoa responsável pela marcação da reunião. Embora depois vá demorar a fazer a transcrição da reunião, esta será, de facto, a melhor forma de não perder o essencial da mesma.

Trabalhe a informação.

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  1Se não tiver tempo para transcrever as suas notas para um documento mais legível e construído logo após o término da reunião, deve fazê-lo no dia a seguir. Esta é a forma mais eficaz de tratar os apontamentos das reuniões de trabalho, pois a informação ainda está fresca.
  2Se tiver qualquer dúvida ou necessitar de algum esclarecimento, não adie. Esclareça-a de imediato com a pessoa indicada, para que assim assegure a informação correcta e completa.
  3Se ainda não recebeu as apresentações feitas pelos seus colegas, peça-as.
  4Não se esqueça de incluir a data e o local da reunião, assim como a lista das pessoas que estiveram presentes, pois são dados que poderão ser-lhe muito úteis no futuro.
  5É muito importante agendar e/ou fazer imediatamente o que foi determinado na reunião, dando seguimento às decisões tomadas e evitando que os assuntos fiquem pendentes ou, pior, esquecidos.
  6Se gravou a reunião, é necessário fazer a transcrição ou edição da mesma, com as partes essenciais.
  7No final, arquive todo o material relativo à reunião num local reservado e acessível a todos os que tiverem necessidade de o consultar.