Captar a atenção numa reunião

A atenção é, fundamentalmente, despertar a curiosidade. Mas o que é que desperta a nossa curiosidade?

Antes de mais, é importante ter a consciência de que nós damos sempre maior atenção a quem tem uma relação directa connosco ou a quem nos afecta de alguma forma. Por isso, quando falamos para um público, seja ele qual for, é fundamental estabelecer uma relação com quem nos está a ouvir, utilizando no nosso discurso frases directas e/ou pronomes pessoais e mantendo o contacto visual com a pessoa a quem estamos a dirigir a palavra ou a fazer uma pergunta. Aliás, é sempre aconselhável fazer perguntas, ainda que sejam retóricas.

De qualquer forma, e tendo em conta que a atenção de um adulto decai logo nos primeiros 10 minutos, não é fácil manter um público atento durante toda a reunião.

Se quer ter sucesso, continue a ler este artigo. Nele damos-lhe cinco chaves fundamentais para captar a atenção numa reunião.

• 1Seja pontual e escolha cuidadosamente o local e a hora para a reunião. Quer a reunião se realize nos seus escritórios ou num centro de congressos e reuniões, o local escolhido deve ser suficientemente espaçoso, bem iluminado e não deverá ter elementos que sejam motivo de distracções. Relativamente à hora mais adequada para se fazer uma reunião, é sempre preferível optar pela manhã. A esta hora a mente está mais desperta, assimila melhor a informação e o seu público não vai estar constantemente a olhar para o relógio com pressa de ir para casa. As reuniões de última hora e à tarde, que tenham tendência a estender-se por muito tempo, geralmente não são muito produtivas. Aproveite para servir um pequeno almoço corporativo apetitoso e em género buffet.
• 2Seja exigente. Se vai utilizar algum tipo de suporte audiovisual, assegure-se de que tem a qualidade adequada. Um bom som, telas de apresentação com boa imagem, assim como um microfone para a interacção com o público podem marcar a toda a diferença.

• 3Seja directo. É muito importante saber comunicar, escolher os conceitos-chave que quer transmitir e fazê-los chegar ao seu público da forma mais clara possível. Apoie-se, se necessário, numa apresentação, enfatizando a voz sempre que disser as palavras-chave, alterando o tom. Faça perguntas para interagir com o público e mantê-lo atento, quer pela dinâmica gerada, quer até pelo simples facto de as pessoas ficarem sempre com a sensação de que a pergunta seguinte poderá ser para elas.
• 4Seja criativo, pois tudo o que sai da normalidade é mais facilmente memorizado e recordado. Chame a atenção com uma frase de grande impacto, como “O negócio está morto”, mas que possa suavizar com uma explicação posterior, adaptada ao que quer transmitir. Se utilizar uma apresentação como suporte, pode optar pelo típico Power Point ou inovar com algo mais pessoal e original.
• 5Por último, seja breve. O tempo médio de atenção de um adulto está estimado em 21 minutos, sendo que decai aos primeiros 10 minutos. Assim, não é fácil manter um público atento durante toda a reunião. Sendo difícil aconselhar um tempo limite, os especialistas indicam que uma reunião, para ser produtiva, não deve ultrapassar as duas horas.