Eventos Empresariais


As 10 chaves para organizar uma reunião de empresa

A SecretariaPlus é, em Espanha, a primeira empresa especializada em serviços e actividades para a associação profissional de secretárias. Mais de 100.000 secretárias estão inscritas no SecretariaPlus, que conta com um portal profissional na Internet e ferramentas de gestão como o Guia da Secretaria de Direcção e o Guia para organizar eventos , uma lista de fornecedores e serviços onde as secretárias podem encontrar tudo o que necessitam para a sua empresa.
 

Susana Fernández directora do Conselho Profissional do Secretariado, organismo criado pela Secretariaplus para dar resposta às inquietações e necessidades das secretárias mais executivas, dá-nos as chaves para a organização de reuniões de empresa.

  • 1 Objectivo da reunião É essencial conhecer qual o objectivo da reunião, uma vez que uma reunião de departamento ou uma reunião com a Direcção Geral da empresa não requer a mesma preparação nem organização. Da clara definição do objectivo dependerá também o lugar escolhido, o número e categoria de assistentes. 2 Identificar se é uma reunião preestabelecida, como por exemplo as reuniões que se programam periodicamente ou se é uma reunião extraordinária. Estas, são reuniões ocasionais e requerem, normalmente, um maior grau de controlo por não estarem previstas. 3 Determinar os assistentes Em função do objectivo e dos temas a tratar na reunião, determina-se a lista definitiva dos assistentes, que poderá ser pessoal interno ou externo à empresa (assessores, clientes…). Neste caso, deverá ter-se em conta questões adicionais, como por exemplo a necessidade de interpretes. Em função do tipo de reunião, os assistentes distribuem-se consoante a sua categoria e desempenho.. 4 Convocatória Uma vez determinados os assistentes, é necessário realizar uma convocatória da reunião. 5 Ordem do dia Devem definir com antecedência os temas a tratar, com uma estimativa do tempo dedicado a cada um deles. Deve enviar-se aos participantes, antes da reunião, uma cópia da ordem do dia, com as seguintes informações: dia, hora, lugar, temas a tratar, participantes, substitutos em caso de ausência… 6 Documentação É necessário prever que tipo de documentação será necessário preparar para a reunião, assim como o número de cópias necessárias a cada documento. 7 Preparar o local onde se vai realizar a reunião Em função do objectivo e do tipo de reunião, escolhe-se a sede onde se celebrará a reunião, além de se prever o resto de serviços auxiliares que podem ser necessários (meios audiovisuais para apresentações, catering, gravações, videoconferência…). Mesmo assim, deverá ser preparada a recepção dos assistentes externos à empresa. 8 Acta No caso das reuniões onde intervenham órgãos ou pessoal directivo, é recomendável quando não é obrigatório, haver uma acta da reunião, onde se exponham as distintas intervenções e as decisões acordadas na mesma. 9 Preparação da sala No mesmo dia da reunião é imprescindível inspeccionar a sala onde vai ser celebrada a reunião e elaborar um check list dos materiais a ter em conta para que tudo esteja pronto: elementos decorativos, temperatura e ambiente da sala, documentação necessária, projectores, material para tomar notas, mobiliário adequado. 10 Gestão de imprevistos A pessoa que organiza a reunião, normalmente a Secretária, deve estabelecer com o seu superior a forma como se gerem os imprevistos, possíveis interrupções na reunião, tendo em conta que deve minimizar-se o impacto desses imprevistos, e que na medida dos possíveis não se deve interromper uma reunião, salvo em circunstâncias excepcionais, e em todo o caso, seguindo um protocolo concreto de interrupção.
 


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