10 Chaves de sucesso para organizar um Torneio de Golfe

No golfe, existem quatro tipos de torneios que se podem realizar consoante o público-alvo:

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  1 Torneio de Clube: competição destinada apenas a membros de determinado clube.
  2 Torneio Social: competição normalmente organizada por uma empresa especializada, contando com o patrocínio de uma ou várias empresas com o intuito de promover as suas marcas junto de clientes, potenciais clientes, fornecedores, amigos, e outros convidados.
  3Torneio de Alta-Competição: competição orientada para aos melhores praticantes amadores da modalidade.
  4Torneio de Profissionais: competição disputada exclusivamente por jogadores Profissionais (jogadores de elite da modalidade) e que vivem dos prémios monetários distribuídos pelos resultados obtidos.
  

Segundo Gonçalo Braga da Costa, Profissional de Golfe desde 2006, Membro da Direcção da PGA Portugal (Associação de Profissionais Portugueses), Membro Fundador, Presidente do Clube e Presidente da Comissão Técnica e de Handicaps do Clube de Golfe Tigres do Bosque, a organização de um torneio de golfe deverá seguir os seguintes 10 passos:

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  1 Planear o evento
  Tendo em conta o tipo de competição deve começar-se por se realizar uma análise económica, através da realização de um simples budget ou business plan (conforme a exigência do torneio) que incorpore os custos, receitas e resultados do evento.
  A definição de quem paga o quê (clube, organizador, jogadores e patrocinadores), de onde vêm as receitas (inscrições? patrocínios?) e qual o objectivo do torneio (lucro? competição pura?) são essenciais para uma boa organização.
• 2 Angariação de apoios
  Depois de definidos os principais custos de um torneio, é necessário definir uma política de angariação de capital que permita fazer face aos custos expectáveis. Para tal, importa preparar uma proposta para apresentação a potenciais patrocinadores, realizar o levantamento de targets a quem apresentar estas mesmas propostas, estabelecer os devidos contactos comerciais, etc.
  No que concerne à proposta, esta deverá ter em conta o tipo de competição (competição única ou integrada num circuito; individual, a pares ou por equipas), o mercado alvo (tipo de jogadores – novos ou velhos, homens ou senhoras, por handicap ou com outro tipo de restrições), forma de participação (inscrição ou convite), os custos associados (para jogadores e patrocinadores), e qual o retorno para o patrocinador, ou seja, quais as contrapartidas que podem existir num torneio de golfe.
• 3 Regulamento da Competição
  Uma vez angariadas as condições económicas é tempo de preparar o Regulamento da Competição.
  Este documento funciona como um Contrato, onde os jogadores devem ficar a conhecer todas as condições da competição.
  Este documento, pode ser mais ou menos extenso e completo conforme o nível de exigência da competição, e nele constam as informações práticas sobre a competição, como por exemplo: elegibilidade (quem pode jogar a competição); inscrições (como são efectuadas, quais os prazos limite, quais os critérios de selecção em caso de excesso de inscrições, seu valor, modo de pagamento e política de devolução).
  Para além destas o Regulamento define ainda a modalidade de jogo, como se resolverão os empates, como e quando são divulgados os resultados, quais os prémios a atribuir, constituição da comissão técnica, etc.
  Pode ser, portanto, um contrato extenso o qual o jogador deverá cumprir sob pena de poder ser desclassificado ou impedido de participar.
• 4 Política de Comunicação
  A criteriosa selecção dos canais de comunicação, da sua forma e conteúdo são essenciais para garantir que o torneio tenha o máximo de adesão e seja considerado um sucesso.
  A comunicação antes do evento é essencial para a adesão ao torneio, assim como uma boa exposição mediática durante e após o torneio é fundamental para a criação de uma imagem positiva e de valor junto dos que participaram e dos que não participaram (e gostariam de o ter feito).
  Meios como website, televisão, jornais e revistas (especializadas ou não) entre outros são cada vez mais fundamentais para todo e qualquer evento, mesmo os mais simples.
• 5 Gestão Operacional
  A gestão operacional diz respeito ao controlo das inscrições e do esclarecimento de dúvidas. Outras informações podem também ser divulgadas, sobre estadias, transportes de e para o campo, horários do campo, etc.
  É nesta área que a diferença pode ser feita, mantendo um enfoque nos pormenores e atenção para com os jogadores e suas necessidades.
• 6Gestão Logística
  Aqui importa ter em atenção prazos, diálogo com parceiros (patrocinadores e outros) e fornecedores (catering, produção de meios, etc.), essenciais para o sucesso do evento.
  Uma boa planificação logística minimiza falhas e incertezas que possam ocorrer no dia do torneio.
• 7 Elaboração & Comunicação do Draw
  Terminado o prazo das inscrições é necessário definir e publicar o Draw (programação da hora de início de cada jogador), para que os jogadores cheguem a horas e possam planificar a sua participação (chegada, check in, treino, etc.)
• 8Marcação e Preparação do Campo
  Aproximando-se o dia do torneio torna-se essencial efectuar uma vistoria ao campo para averiguar o seu real estado e efectuar a marcação do campo (clarificação de: limites do campo, obstáculos, obstruções e outras condições) e se definir as regras locais (regras específicas de aplicação em determinado campo e em determinada altura).
  Assim a última fase antes do torneio deve ser efectuada no dia anterior e designa-se por preparação do campo, e consiste em definir a posição dos pontos de Partida em cada buraco e a Localização das Bandeiras em cada buraco.
• 9 Gestão Técnica e Administrativa da Competição
  No dia da competição chega a fase de Gestão Técnica e Administrativa da Competição, onde o organizador deverá procurar:
  * Receber os seus convidados (antes e após a competição).
  * Efectuar a gestão dos cartões e resultados.
  * Direcção técnica da competição, esclarecendo dúvidas e resolvendo situações de conflito.
  * Conduzir a cerimónia de entrega de prémios e efectuar os devidos agradecimentos. (Quanto a este último ponto, é sempre importante ter em conta o papel dos patrocinadores, e assegurar-lhes o devido destaque).
• 10 Follow Up
  É fundamental promover o follow up do evento, assegurando a logística final, o envio dos resultados dos diferentes jogadores para os clubes, etc.
  É necessário garantir que os meios de comunicação contratados dão o devido destaque à prova, e efectuar mailings para os jogadores (entregando fotografias destes a jogar, mantendo o site vivo com novas notícias, etc.). No fundo, garantir que todos os stakeholder’s envolvidos (jogadores, patrocinadores, parceiros, fornecedores, etc.) vêm as suas expectativas satisfeitas.