Os segredos de sucesso de um congresso.

Quais as funções da CPL?

CPL Events trabalha em três vertentes. Por um lado, tem um departamento de pesquisa para conquistar os grandes congressos internacionais, um trabalho que seria mais fácil e que beneficiaria Portugal se houvesse mais parcerias. Por outro lado, há empresas públicas ou privadas que lançam concursos e aos quais a CPL também concorre. Existe uma terceira área, onde se situam os clientes internacionais, em que a CPL organiza todo o evento, escolhendo o destino e fazendo uma análise dos custos. Esta é, actualmente, a principal área de negócio da CPL Events.

Para organizar um congresso é necessário submeter-se a um processo de candidatura?

Sim, é sempre preciso apresentar uma candidatura. Por vezes, existem vários países a concorrer para organizar um congresso, e algumas candidaturas podem demorar 6 meses a um ano a preparar. Por vezes, somos 9 países a concorrer para organizar um congresso! Neste momento, estou a preparar candidaturas para congressos internacionais que irão acontecer em 2015/ 2018.

Como caracteriza o sector dos congressos em Portugal?

Prefiro chamar turismo de negócios (que engloba eventos, incentivos, congressos, exposições etc). Considero que o mercado de eventos muito promissor. Temos milhares de empresas a operar em Portugal: algumas são muito más, outras médias, e outras bastante melhores do que a média internacional. Relativamente ao sector de congressos, há poucas empresas a operar com qualidade. Este mercado é ainda muito amador, tanto a nível dos profissionais, como dos próprios clientes, que não sabem, muitas vezes, qual a mensagem a transmitir. As empresas investem pouco em termos de qualidade.

A indústria farmacêutica contínua a ser a área de negócio onde existem mais congressos em Portugal?

Não. De facto, até há bem pouco tempo, a indústria farmacêutica liderava o sector dos congressos. Mas, as regras aplicadas a este sector mudaram e, na verdade, este cliente está em declínio. Uma farmacêutica não pode fazer um congresso com aparências de luxo. A partir de agora os congressos têm que ser educacionais. Neste momento, o sector que mais investe em congresso são as associações (empresariais, médicas, educacionais, operadoras turísticas etc).

Preparar um congresso exige um grande planeamento?

A preparação de um congresso implica uma organização semelhante a uma empresa, com departamentos de marketing, administrativo, vendas, planeamento, promoção, design, administração financeira.

Portugal oferece várias vantagens para se organizarem evento e congressos. Quais as mais atractivas?

A beleza da paisagem, a história (temos 900 anos de história), a gastronomia, a segurança, os preços atractivos (relação muito boa entre qualidade e preço), clima muito bom, excelentes profissionais, possibilidade de programas complementares muito apelativos. Num pequeno espaço, é possível oferecer neve, sol, praia, natureza…Temos uma diversidade de atracções que outros países, por mais dimensão que tenham, não conseguem oferecer. Para além disso, temos um país com representantes intelectuais de grande qualidade: escritores, economistas, artistas, cientistas, etc., o que é outro ponto de atracção.

E o que faz mais falta a Portugal?

Portugal é, como vimos, um dos destinos mais atractivo para realização de eventos e congressos, embora alguns países do centro da Europa possam ter preços mais competitivos. Por outro lado, temos ainda poucos lugares para organizar congressos de grande dimensão (ou seja, mais de 1000 pessoas). Se o Pavilhão Atlântico ou o Centro de Congressos estiver ocupado, existem poucas alternativas.

Qual o congresso mais importante dos últimos anos realizado em Portugal?

O congresso da União Europeia foi, sem dúvida, um dos mais importantes destes últimos anos, pois além de se discutirem assuntos decisivos, promove o próprio país, o que é uma grande vantagem. O facto da imprensa fazer a cobertura mediática dos assuntos que estão a ser debatidos nos congressos, dá uma grande projecção ao país. Para além da União Europeia, tivemos o EULAR, um congresso médico organizado em Lisboa, com um grande impacto no nosso país, pois recebemos milhares de pessoas. Brevemente, iremos ter outro grande evento - o Congresso dos Rotários -, em que Portugal irá receber cerca de 40 mil pessoas. A hipótese de nos candidatarmos ao Mundial de Futebol com Espanha seria excelente, pois há enormes vantagens em considerarmos Portugal um Espaço Ibérico.

Quais as vantagens para Portugal realizar um evento como a Presidência da União Europeia?

Existem vários tipos de vantagens. As mais importantes são as educacionais e económicas. Estes congressos, além de contribuírem para o desenvolvimento do país, pois debatem-se questões muito importantes, têm um enorme retorno financeiro, geram receitas e promovem emprego (para se organizar um congresso são necessárias profissionais de cerca de duzentas profissões diferentes). Para além disso, os congressos geram turismo. Segundo revelam as estatísticas, quase 50% dos delegados estrangeiros que vêem a um congresso, voltam em lazer. Existem outros eventos, como o Euro 2004 ou o Dakar, cujo efeito principal é a mediatização e a promoção do país.

Quais as condições necessárias para a realização de um congresso num país?

Estabilidade politica, segurança, infra-estruturas adequadas para os congressos, acessibilidades (os voos, ferro vias, estradas em boas condições), qualidade e ética no serviço, qualidade dos espaços, tanto a nível de hotéis como para a realização de eventos, marketing e promoção do país, pro-actividade e dinamismo.

Quais os melhores sítios em Portugal?

É necessário ter em conta que para realizar congressos com mais de 1000 pessoas, é apenas possível em Lisboa, Porto e talvez Algarve. Os sítios são: o Centro de Congressos de Lisboa, Pavilhão Atlântico
Alfandega, no Porto, Santa Maria da Feira, Os estádios (Sporting, Benfica e Antas para congressos corporativos de empresas).

Quais os passos mais importantes para uma candidatura para realização de um congresso?

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  1 O ideal seria que as instituições portuguesas trabalhassem em equipa e que os concorrentes cooperassem para trazer o congresso para o país.
  2 É necessário que os nossos intelectuais se envolvam e apoiem o congresso.
  3 Existência de espaços adequados.
  4 Preços competitivos
  5 Envolvimento dos líderes de opinião (dependendo da área do congresso) com a equipa de organização
  6 Criatividade do designer de eventos
  7 Profissionalismo do DMC (destination management company: encarregue de toda a logística do evento, como os transportes, os transferes, programas sociais, programas complementares para acompanhantes).
  8Empresas de design eficazes. Quando se organiza um congresso, é necessário trabalhar 72 h por dia, com compromisso e empenho.
  9Trabalhar com os melhores organizadores de eventos, as melhores empresas de catering.
  10Os hotéis têm que estar devidamente preparados para receber as pessoas com um excelente serviço.