Dicas para o sucesso do seu Congresso

Geralmente destinado a um potencial grupo ou uma classe de profissionais, um Congresso pressupõe uma reunião de pessoas subordinadas a um tema comum, explorado sob diversas perspectivas, durante um ou mais dias.

A comissão organizadora de um congresso ou de um seminário deverá ser constituída por especialistas, com conhecimentos no tema e que se interessam pela sua dinamização pública.

Para a organização de um Congresso, terá de passar por diversas fases.

FASE DA IDEALIZAÇÃO

Na fase da idealização do Congresso, é importante debater quem serão os responsáveis pela organização, o número de pessoas que se irá convidar, o local e o tipo de destinatários. Será também importante definir o contexto em que irá decorrer o Congresso (âmbito, objectivos e finalidades) e fazer já um esboço de qual será o programa (nomeadamente horários, abertura, conferências, workshops, etc.). Não menos importante será definir como será feita a divulgação do evento.

Será ainda necessário definir cargos e actividades de cada elemento da comissão organizadora, que se deverão debruçar sobre o Programa, a Logística, a Promoção e as Finanças.
Por seu turno, há que definir quais os meios de comunicação que se irão utilizar (email, fax, etc.), quer entre os elementos da comissão coordenadora, quer entre a comissão e os conferencistas e entre a comissão organizadora e participantes.
É necessário também definir o financiamento dos espaços, comunicação e conferencistas, assim como as despesas de organização.

O Local

Damos-lhe aqui alguns exemplos de lugares onde poderá realizar o seu congresso.

O CENTRO DE CONGRESSOS DO ARADE pode ser uma boa opção para quem está no Algarve.

Trata-se de uma recente infra-estrutura, vocacionado quer para Congressos, quer para Reuniões, Espectáculos, Exposições, Festas de empresa ou Apresentação de Produtos, entre outros. Tem capacidade até 1000 participantes, oferecendo todos os serviços necessários para a realização do seu evento. Tem uma área exterior com cerca de 500m2, onde é possível, também, realizar a sua festa.

Pode também contratar serviços extra, entre os quais o catering, a música ou a fotografia.

Mais espaços no Algarve.

Se a sua área de acção é no centro do país, pode escolher o AUDITÓRIO BISSAYA BARRETO, situado no Campus do Conhecimento e Cidadania, em Bencanta, Coimbra.

O Auditório está preparado para a realização de congressos, seminários, conferências e palestras. Oferece-lhe uma capacidade para 326 lugares sentados, sendo apetrechado com modernas tecnologias de comunicação e informação. Adicionalmente, pode usufruir de serviços de apoio, nomeadamente coffe-breaks, almoço volante, tradução simultânea, secretariado, registos vídeo, áudio e fotográfico, fotocópias e impressão.

Veja mais espaços para eventos em Coimbra.

Em Lisboa encontrará o PALACETE DA ESTEFÂNIA, cuja vocação dos seus espaços enquadra-se no âmbito dos congressos, apresentações, conferências, reuniões, cocktails, exposições, feiras, cursos, seminários, espectáculos, filmagens e todo o tipo de eventos que queiram beneficiar de um espaço histórico e de um lugar central imbuído de extraordinária beleza, adequada a qualquer contexto social.

Um local histórico fora do vulgar, é também a sede da Escola Superior de Medicina Tradicional Chinesa. O espaço usufrui de descontos para actividades de manifesto interesse cultural (a determinar pela Comissão de Avaliação de Propostas), isenção para actividades e projectos de cariz humanitário.

Veja mais espaços para eventos em Lisboa.

Em Viseu encontra-se o EXPOCENTER, um espaço com capacidade para receber 2000 convidados, preparado para todo o tipo de eventos empresariais.

Composto por um salão principal com cerca de 1350m2, o Expocenter contempla ainda uma ligação ao complexo de diversão The Day After e ao restaurante Forno da Mimi, o qual poderá providenciar o serviço de banquete com deliciosas confecções da sua cozinha tradicional de fornos a lenha.

Os serviços de suporte incluem secretariado, imagem, Tours e Transportes, equipamento informático, telecomunicações e audiovisuais e organização do próprio evento empresarial.

Possibilidade de Organização do programa social: Spa, Golfe, Hípico, Parque Aventura (actividades outdoor), Pista de Gelo, visita ao Minus 5º-IceLounge (bar de gelo), entre outras actividades.

Organização e Divulgação

Para a organização e divulgação do seu congresso, alie-se a profissionais experientes, que podem conduzi-lo ao sucesso.

MM EVENTOS E CONGRESSOS, em Lisboa, é uma empresa especializada na organização total de eventos Científicos, Sociais e Temáticos. Apostando sempre nas melhores soluções, oferece-lhe como serviços a organização total de eventos, prestação de serviços, hospedeiras/rapazes, Interpretação Simultânea Consecutiva e de Negócios, Serviço de Catering, entre outros.

Também com sede em Lisboa, a empresa MY EVENTS tem a mais valia de ser um global player no mercado, conjugando sempre a prestação de serviços com competência, rigor e inovação. Sob o lema Sonhar o Acontecimento, Surpreender a Realidade, esta a agência integral aposta sempre na produção de eventos de valor acrescentado, que sejam únicos para quem os experiência.

Também a EXCELLENT TASK – Organização de Eventos e Catering, Lda. poderá ajudá-lo na organização do seu congresso. Trata-se de uma agência integral de âmbito nacional, que oferece soluções integradas de catering, organização de todo o tipo de eventos empresariais, acompanhamento personalizado, decoração de espaços e pessoal especializado, aqui o serviço é completo e "chave na mão".

Veja mais agências integrais e especializadas para o ajudar a organizar o seu Congresso.